Secretária

Estamos em busca de uma profissional organizada, proativa e resolutiva para atuar no suporte direto aos sócios, auxiliando na organização das agendas, demandas administrativas e rotinas operacionais da empresa. Buscamos alguém com experiência na área administrativa, autonomia para conduzir atividades do dia a dia e iniciativa para acompanhar pendências, antecipar necessidades e garantir que as demandas sejam concluídas dentro dos prazos.

Principais atividades:

• Organizar agendas, reuniões, compromissos e acompanhar prazos e pendências dos sócios.
• Prestar suporte em demandas administrativas e operacionais, realizando contatos, alinhamentos e cobranças de retornos.
• Organizar e encaminhar notas fiscais, documentos, comprovantes, reembolsos e despesas.
• Manter contato com escritórios contábeis, BPO financeiro e demais prestadores de serviços, acompanhando solicitações e prazos.
• Controlar materiais e suprimentos do escritório, realizar cotações e providenciar compras.
• Organizar viagens, reservas, hospedagens e deslocamentos da equipe técnica.
• Acompanhar agendas de reuniões, vistorias e atividades externas, garantindo a organização dos recursos necessários.
• Organizar arquivos físicos e digitais, acompanhar assinaturas de documentos e contratos e manter os controles atualizados.
• Auxiliar pontualmente em demandas pessoais práticas dos sócios, com discrição e confidencialidade.
• Demais atividades pertinentes.

Requisitos:

• Desejável ensino superior cursando ou completo em Administração, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
• Experiência anterior como secretária, assistente administrativa, assistente executiva ou em funções similares.
• Conhecimento em rotinas administrativas, organização de agendas e acompanhamento de demandas.
• Vivência com organização de viagens, orçamentos e logística de compromissos.
• Familiaridade com ferramentas digitais, sistemas de organização e pacote Office.

Informações complementares:

• Empresa no Centro de Itajaí
• Horário Comercial - das 8h às 18h